Wat bevordert of belemmert een buitengewoon goed gesprek tussen professionals? Hoe kun je de kans daarop vergroten? Kun je ook op grote schaal een omgeving scheppen waarin intieme momenten mogelijk worden? Ben je minder van lezen en meer van kijken? Bekijk dan hier een korte film.

Een begin- en een eindtijd, een vaste structuur, vooraanstaande sprekers, ondersteund door PowerPoint-sheets, nieuwe modellen en beelden ter inspiratie. Een consumerend publiek comfortabel zittend in een prachtige bioscoopzaal van een chique hotel. Kan dat ook anders? Een zoektocht van 4 jonge organisatieadviseurs.

Een werknemer is lid van de vakbond, een kiezer is lid van een politieke partij, een advocaat is lid van de orde van advocaten en organisatieadviseurs zijn lid van de Orde van Organisatiekundigen en -adviseurs (Ooa). Wat hebben deze instituten gemeen? Er lopen veel ouderen en bijeenkomsten vinden op een klassieke wijze plaats.

Wij zijn 4 organisatieadviseurs van rond de dertig. Wij zijn lid van de Orde van Organisatiekundigen en -adviseurs, de beroepsvereniging die reflectie, collegiale toetsing, intervisie en opleiding van ons vak hoog in het vaandel heeft staan. Wij zijn ruim in de minderheid. De Ooa heeft 1800 leden, waarvan er maar 53 onder de 35 jaar zijn. De landelijke bijeenkomsten zijn vaak in comfortabele bioscoopzalen in prachtige congrescentra. Waar het consumerende publiek met een ellenlange PowerPoint door een gerenommeerde spreker wordt vermaakt. Een spreker die vooral zijn of haar net uitgebrachte boek probeert te verkopen. De volgende ochtend ontvang je per mail de enquête met als vraag ‘hoe beoordeel je deze bijeenkomst?’ De uitkomst is altijd hetzelfde: gemiddeld een 7.

Wat ons puzzelt, is de vraag hoe wij meer collega’s en soortgenoten van onze eigen leeftijd aan ons kunnen verbinden. De Ooa lijkt daarvoor de goede plek. We komen er al snel achter, dat we het goed met elkaar kunnen vinden, maar dat we afknappen op de bijeenkomsten. Spreker, dagvoorzitter, consumeren, workshop, bioscoopzaal, veel zenden, draaiboek: alles staat van tevoren vast. Een goed gesprek vindt er eigenlijk nooit plaats en dat is toch vreemd in een beroepsgroep die vaak wordt gevraagd om goede gesprekken te faciliteren.

Na de nodige kritiek op en baldadigheid tijdens deze bijeenkomsten krijgen we de vraag of we de jaarlijkse Dag van de Orde willen organiseren. De Dag van de Orde is een jaarlijks terugkerend evenement dat georganiseerd wordt voor de leden maar ook dóór de leden. De inhoud is wisselend. We besluiten deze mogelijkheid met beide handen aan te grijpen.

We starten met de vraag: wat vinden wij leuk en wat vindt onze generatie leuk? We komen snel uit op het voorbeeld Lowlands. Lowlands is een driedaags muziekfestival dat sinds 1993 jaarlijks in Biddinghuizen (Flevoland) op het evenemententerrein van Walibi Holland wordt gehouden. We kunnen hier zelf ons eigen festival vormgeven. Het programma laat vrij welke route je kiest, wanneer je wilt eten en met wie je dat doet.

Als we het concept van Lowlands loslaten op de Dag van de Orde wat zou er dan gebeuren? Dan wordt het een dag waarop er echt contact is tussen de deelnemers. Waar er alle ruimte is voor goede gesprekken met diepgang en schoonheid. Waarop we er samen met alle deelnemers een mooie dag van maken. En iedere deelnemer zijn of haar ruimte heeft om zijn eigen dag te maken, rondom persoonlijke vragen, behoeften en dilemma’s.

Kijkend vanuit de vijf kleuren van Leren Veranderen (De Caluwé & Vermaak, 2006), sluit de witte aanpak het beste aan bij ons idee om deze dag tot stand te laten komen. We willen ruimte bieden voor spontane evolutie, we willen een dynamisch proces, we willen een dag die energie losmaakt en we willen het resultaat niet van te voren vastleggen. We weten ook conform het Leren Veranderen dat het lastig zal worden om onze witte aanpak overeind te houden. Zo stellen we een ‘draaiboek’ op van het evenement (blauwe interventie). We gebruiken aansprekende en ervaren namen, die ons ‘begeleiden’ en als hitteschild (Vermaak, 2010) fungeren (gele interventie). We bouwen een goede relatie op met de activiteitencommissie van de Ooa (rode interventie), die als ‘opdrachtgever’ fungeert. Desondanks houden we compromisloos vast aan ons witte ontwerp.

In dit artikel laten we zien welke keuzes we hebben gemaakt, hoe we dag hebben ontworpen, beschrijven we de uitvoering van de dag zelf en sluiten we af met reflecties op de dag. Dat doen we vanuit vier invalshoeken:
1. Context
2. Ontwerp
3. Facilitator
4. Inhoud

Tot slot, niet alleen het organiseren van de dag zelf was een groot avontuur. Het beschrijven van onze witte aanpak in deze blauwe vorm, wat een artikel toch is, was een enorme uitdaging. We hebben geprobeerd met figuren, mooie beelden en linkjes naar onze YouTube filmpjes ook dit artikel van een wit sausje te voorzien. We dagen jullie uit om ook hier de bestaande orde te verlaten en af en toe een zijsprong te nemen naar de linkjes die we in het artikel hebben gevoegd.

1e invalshoek: de context
We willen af van dat het consumerend publiek comfortabel zit in een prachtige bioscoopzaal van een chique hotel. Een traditioneel programma kent een dagvoorzitter, enkele sprekers, vaste pauzes en parallelle workshops. Iedereen loopt dezelfde route. Wij besloten het positief tegenovergestelde te organiseren met als uitgangsvraag: wat vindt onze generatie leuk? Lowlands was ons voorbeeld, omdat de deelnemers daar zelf hun dag maken. Het programma laat vrij welke route je kiest en wanneer je wilt eten, pauzeren, slapen, drinken of in gesprek wilt gaan. De mooiste momenten zijn dan daar waar je ze niet verwacht. Natuurlijk kent Lowlands ook een orde, een structuur en veel voorbereiding, maar mensen kunnen zich vrijelijk binnen en buiten de orde bewegen. Juist op die grens gebeuren de leuke dingen.

De weg naar de Dag van de Orde was voor ons nog belangrijker dan de dag zelf. Na onderlinge gesprekken en consultatie van binnen- en buitenstaanders van de Ooa, ontstonden de volgende uitgangspunten voor de context.

• Passende locatie
Voor ‘setting the stage’ is de locatie een belangrijke factor. We zochten naar een plek die congruent zou zijn met het doel van de dag. Dit vonden we in Knowmads (We educate changemakers), een alternatieve business-school gevestigd in een oud schoolgebouw. Het gebouw is door de studenten zelf ingericht en geeft een ongedwongen en rafelige sfeer. Dit haalt mensen die een klassiek conferentieoord gewend zijn direct uit de comfortzone, maar geeft ook gelijk een gemoedelijk thuisgevoel.

• Inrichten ruimtes passend bij de dag
De inrichting van de ruimtes zijn gericht op het programma dat de individuele deelnemers doorlopen. Afhankelijk van eigen energie en behoefte kunnen deelnemers de ruimtes opzoeken en benutten. Een plek om te eten/ drinken, een rust/ stilteruimte, een ruimte waar onder begeleiding bewogen kan worden en de centrale ruimte voor de buitengewoon goede gesprekken.

• Inrichten knooppunt
Niet iedereen is zo zelfredzaam dat de inrichting van de ruimtes voldoende houvast biedt om echt hun eigen weg te gaan. Voor hen richten we een knooppunt in, dat wij als organisatoren bemannen. Hier kunnen deelnemers terecht voor vragen, verwondering, ontdekkingen en verzoekjes . Een veilige haven.

• Binnen of buiten de orde?
Wij gaan voor spannend en voor diepgang, voor impact op momenten dat je het niet verwacht. Om dit te bereiken is het belangrijk geen concessies te doen die ons witte ontwerp afzwakken. Hiervoor moeten we schaken op het bord van de heersende orde van de Ooa die vooral door geel (macht) en blauw (structuur) wordt gedomineerd. Hier moeten we zorgen dat we vrijheid en ruimte hebben in de voorbereiding en tegelijkertijd (net) voldoende zekerheid bieden om onze witte aanpak overeind te houden.

• Vooraf verleiden
Alle uitingen aan de voorkant, uitnodigingen, tweets, pitches in de nieuwsbrief, moeten gezamenlijk een beeld schetsen van de intenties van de dag en de deelnemers verleiden om te komen. Je krijgt geen medestanders door ergens tegen aan te schoppen. Vandaar het realiseren van het tegenovergestelde. We vonden zielsverwanten door alle generaties heen.

2e invalshoek: Het ontwerp
Tijdens traditionele bijeenkomsten staat het programma vast en is een eindtijd bekend. Het resultaat is vaak benoemd en omschreven in een draaiboek. Gestreefd wordt naar zo min mogelijk risico om iemand uit te sluiten en te kiezen voor de veilige weg.

• Je komt voor jezelf, niet voor een spreker als Jaap Boonstra
We stellen dat er op zo’n dag allemaal professionals komen. Goed opgeleid, en met hun eigen inhoud, vragen, verwondering en ideeën. Waarom zouden we dan een podium bouwen voor de inhoud van één professional om de rest in de zaal te laten plaatsnemen?
We maken een podium voor iedereen, in de vorm van een zoektocht naar het buitengewoon goede gesprek, want daar gebeurt iets. We vragen ons af hoe we de kans op een buitengewoon goed gesprek kunnen vergroten? We gaan voor de diepte en willen eventuele weerstand verduren. We gaan voor de 10 met een 4 als risico, niet voor de 7.

• Het energielevel op de dag is leidend
De structuur van de dag is niet gebonden aan de tijd, maar aan energie en intensiteit van de groep. Het energielevel en de gesprekken zijn leidend voor een volgende interventie in de groep. Vloeit de energie weg, dan rijden we de borrel naar binnen en zal de dag naar zijn eind toe lopen.

• De Skilift
Geen opening van de voorzitter, maar we starten ‘open’ door de deelnemers op volgorde van binnenkomst in 5-tallen met elkaar in gesprek te laten gaan aan de hand van vragen die we ze meegeven in een envelop. Zo kunnen we eventuele laatkomers (files) gemakkelijk laten instromen.

• Spelregels
Met de vragen die we de 5-tallen meegeven, maken de deelnemers met elkaar de spelregels van de dag: ‘wat moeten we doen en wat moeten we laten om een buitengewoon goed gesprek met elkaar te voeren?’ Ons uitgangspunt is dat we de spelregels niet expliciet op de muur willen hebben, maar dat de deelnemers met elkaar de spelregels maken, geholpen door een plattegrond (zie inrichting ruimtes) en de vragen voor de subgroepen.

• Onze persoonlijke speeches
Na de eerste 1,5 uur waarin – de ene groep diepgaander dan de ander – gesprekken gevoerd zijn brengen wij een volgend niveau in de gesprekken aan. Door onze eigen onzekerheid, kwetsbaarheid, zoektocht en energie in de groep te brengen. Met deze interventie nodigen we de deelnemers uit met ons mee te doen en het (opr)echte buitengewoon goede gesprek op te zoeken. We nodigen hen uit om er samen met ons vol in te gaan en samen met ons de verantwoordelijkheid te nemen voor het succes van deze dag.

• Loslaten
We laten het aan de deelnemers over om groepjes te vormen om met elkaar in gesprek te gaan. Een gesprek over een vraag die echt voor hen speelt. Een spannend moment, want wat is de impact van onze interventies in de ochtend op de middag? En hoe lang hebben de deelnemers energie om een buitengewoon goed gesprek te voeren?

• Interventies achter de hand
We hebben een aantal interventies achter de hand. Interventies die het gesprek verdiepen, een centraal karakter hebben als het in de groepsetting niet meer loopt. Een van onze vragen voor het ontwerp was hoe lang je de zoektocht tot een gesprek kan laten duren en of je twee buitengewoon goede gesprekken achter elkaar kunt hebben?

• Geen collectieve terugkoppeling
Waar het bij ‘gele’ politieke/ besluitvormende gesprekken van belang is dat er een besluit genomen wordt, is het bij ‘groene’ lerende of ‘witte’ dynamische gesprekken niet nodig om collectief terug te koppelen. Nieuwe inzichten zijn alleen belangrijk voor het individu en heeft geen waarde voor het collectief. De ervaring kun je immers niet delen, enkel het verhaal erover. De individuele opbrengst zien wij als een kiem dat is ontstaan uit een zaadje en dat in de loop der tijd, gevoed door andere ervaringen uitgroeit tot een bloeiende bloem. Wel geven de deelnemers de kans om alle bevindingen te delen door middel van de visual harvest. Onze overweging is dat als iemand een buitengewoon goed gesprek heeft gehad, dit zeer moeilijk te delen is met mensen die niet bij het gesprek zijn geweest.

3e invalshoek: Facilitator(s)
In het klassieke format is de dagvoorzitter verantwoordelijk. Tijdsbewaking is leidend en het draaiboek wordt strikt gehanteerd. De dagvoorzitter is de procesbegeleider die zorgt dat de dag ‘loopt’, dat de eerste spreker wordt aangekondigd en er een samenvatting wordt gemaakt aan het einde van de dag.

• Don’t just do something, stand there! (Weisbord & Janoff)
Wat doen we zelf eigenlijk op de dag? Gaan we er als deelnemer heen, of wordt er toch meer van ons verwacht? Uiteindelijk concluderen we dat we toch een verantwoordelijkheid richting alle deelnemers hebben. Zo gaan wij deze rol invullen.

• Geen nadrukkelijk aanwezige voorzitter
Op de dag zelf: geen instructies die de gesprekken kunnen verstoren. Zo organisch mogelijk de flow erin houden. Geen ‘dames en heren mag ik even uw aandacht’ dus, maar een langzaam opwellende tune of mensen persoonlijk aanspreken.

• Bij de deelnemers aanwakkeren dat zij zelf ook facilitator/ verantwoordelijk zijn voor het welslagen van de dag
Wij nemen zelf volle verantwoordelijkheid. Wij gaan er zelf vol in, wij zetten onszelf op het spel, wij laten onze eigen kwetsbaarheid zien en vragen aan de deelnemers om met ons mee te doen en daarmee ook volle verantwoordelijkheid te nemen.

• Het hanteren van stroefheid en gestapelde verantwoordelijkheid
Edu Feltmann duidt met ons de betekenis van ‘goed’ in het buitengewoon goede gesprek. In klassieke zin ligt de verantwoordelijkheid van het slagen van een congres bij de kwaliteit van de sprekers, de dagvoorzitter en de faciliteiten.

• Inbreng deelnemers
Voor een buitengewoon goed gesprek ben je afhankelijk van de inbreng van deelnemers. En leidt een stroef gesprek niet tot veel meer inzicht bij deelnemers dan een ‘goed’ gesprek? Ligt de kunst van het faciliteren daarom niet in het zo min mogelijk faciliteren, of zelfs in de onmogelijkheid ervan?

4e invalshoek: De inhoud
Tijdens de klassieke congressen heb je eigenlijk geen tijd om je buurman of buurvrouw te spreken. Het programma biedt geen ruimte en gesprekken moeten worden afgekapt omdat de tijdsplanning heilig is. Maar waarom heb je met de ene persoon wel een goed gesprek en met de andere persoon niet? Met elkaar en in het opzetten van de dag zijn we op zoek gegaan naar de uitgangspunten voor een buitengewoon goed gesprek. Tijdens ons vooronderzoek zijn we in gesprek gegaan over de ingrediënten en randvoorwaarden van deze gesprekken.

• Ons vooronderzoek
We spreken ook onderling wat de momenten en situaties zijn, waarop wij zelf goede gesprekken voerden. Volgens ons is dan sprake van de volgende voorwaarden:
1. Een goed gesprek voer je met mensen die je vertrouwt
2. Een goed gesprek voer je vanuit alle rust, uit de waan van de dag
3. Een goed gesprek voer je als je elkaar respecteert
4. Een goed gesprek voer je over thema’s die er echt toe doen

In het onderzoekend gesprek met Gertjan Schuiling en Hans Vermaak komen we uit op de volgende bevorderende factoren die de kans op een buitengewoon goed gesprek vergroten:
1. Je moet jezelf op het spel durven zetten
2. Het gesprek gaat over een vraag die echt voor jou leeft
3. Je wilt een echt verhaal horen en je wilt zelf een echte verhalen vertellen
4. Je zet je met volle intentionaliteit in. Niet een beetje netwerken of beetje onderzoeken, maar er voor de volle 100% in gaan. Zowel qua diepgang, kwaliteit als presentie.
5. Het mag en kan consequenties voor jezelf hebben

Tijdens de Dag van de Orde zelf zijn er ook verschillende inzichten geweest met betrekking tot de inhoud van het gesprek, de interactie tijdens het gesprek en de randvoorwaarden. We zijn enorm nieuwsgierig naar wat wel werkt en wat niet, maar gaven voorrang aan de privacy van de groep. Als facilitators willen we dat mensen zelf eigenaar van het proces zijn. We breken niet in op het gesprek om te reflecteren, maar gedurende de gehele dag zijn er wel inzichten gedeeld en vastgelegd.

Wanneer deelnemers “ik heb me op mijn gemak gevoeld met mensen die ik niet kende” of bijvoorbeeld “ik leerde hem nu echt kennen en we zijn echt diep in gesprek gegaan” zeggen, geeft dat wel de ingrediënten weer van een buitengewoon goed gesprek.

Eigenschappen die versterkend werken op een buitengewoon goed gesprek zijn openheid, eerlijkheid, vertrouwen, oogcontact, oprechte interesse in zowel de persoon als het gesprek, een klik hebben, vragen stellen om ‘dieper te graven’ en een vraag die je aan het denken zet.

Eenzijdige gesprekken, ongeduld, oppervlakkigheid, een verdedigende houding, veroordelend zijn, er een wedstrijd van maken of geen gezamenlijke interesse hebben, werken juist belemmerend of vertragend.

Tot slot: Reflectie
Het is een dag geworden waar we zelf graag deelnemer van hadden willen zijn. Er was echt contact. Er was alle ruimte om een goed gesprek te voeren, je zag dat elkaars kennis en ervaring benut werden en dat iedere deelnemer de ruimte had om zijn eigen dag samen te stellen, rondom zijn eigen vragen, behoeftes en dilemma’s. Bovenal zijn wij dankbaar voor alle deelnemers die hebben meegedaan en ziel en zaligheid in deze dag hebben gestopt.

Wat hebben wij een spannend voortraject meegemaakt. Het was een prachtige leeromgeving en de reis er naar toe was fantastisch. Wij waren heel erg blij met het resultaat op de dag. Na afloop kregen we positieve reacties: mensen hadden prachtige gesprekken gevoerd, nieuwe mensen ontmoet en men voelde zich thuis in de ongedwongen ambiance. “Dit had de Orde 30 jaar geleden al moeten doen”. Deelnemers die eerder gingen, lieten weten “Ik ben klaar, ik ben voldaan”. Er waren ook mensen minder positief. Dat hoort erbij. We zijn nu eenmaal niet voor de 7 gegaan.

Hieronder zetten we de voor ons 11 belangrijkste interventies uiteen met bijbehorende toelichting en of dit bevordert (groen), neutraal werkt (oranje) of belemmert (rood) om te k

Onze fundamentele vraag is of je buitengewoon goede gesprekken wel kunt faciliteren. Of brengt alles wat je daartoe onderneemt je er verder van af? Ons is al wel duidelijk dat zodra we over ons witte proces gaan schrijven, er een blauwdenker op onze schouders zit mee te denken. Er zijn gesprekken geweest die we niet kunnen vatten in woorden.

Is het ons gelukt om met deze dag een duurzame verandering binnen de Ooa te realiseren? Dat kunnen we bezien vanuit de Ooa als instituut en vanuit het perspectief van de deelnemers. Kijkend naar de Ooa als instituut dan heeft deze beweging (nog) niet geleid tot opvolging. Bekeken vanuit de deelnemers blijkt het geen 7 te zijn. Uit de evaluatie achteraf en informele feedback na afloop scoorden we zowel een 10 als een 4.
Bij sommigen is er een kiem gezaaid en bij anderen blijft het vertrouwde referentiepatroon dominant. Zij hebben behoefte aan leiding, een gezamenlijke lunch en willen toch ‘een gedegen spreker’. Waren we niet wat dogmatisch ten opzichte van een spreker? Je kunt immers geen informele context hebben zonder een formele context. Het blijft zoeken naar een balans tussen het bijschaven aan het (witte) programma om de diepgang en intimiteit te versterken zonder te vervallen tot een ‘grijs’ programma.

De laatste vraag is: hebben er buitengewoon goede gesprekken plaatsgevonden? We krijgen van insiders te horen dat er in verschillende groepen echte diepgaande, kwetsbare gesprekken gevoerd zijn. Maar echt weten doen we dat helaas niet, omdat we de privacy van de groepen hebben gesteld boven ons eigen onderzoek naar buitengewoon goede gesprekken. Toch is dit een aspect dat volgens ons nog te veel onderbelicht is gebleven. We waren hiervoor te druk met het ontwerp en uitvoering van de dag zelf, waardoor de expliciete reflectie tijdens en achteraf niet of nauwelijks heeft plaatsgevonden. We kunnen daardoor nog geen uitspraken doen over de vraag welke factoren belemmerend of bevorderend werkt voor het voeren van buitengewoon goede gesprekken. Dit aspect gaan wij extra aandacht geven als we tijdens het veranderevent MaakHetMee op 19 en 20 september te Amsterdam. Daar verzorgen wij twee workshops over “buitengewoon goede gesprekken”, waarin we dit concept in een nieuwe dynamisch proces, samen met de deelnemers gaan door ontwikkelen.

Dit artikel heb ik samen met Han van Bussel geschreven en is in 2016 gepubliceerd in het boek  www.werkenmetlerenveranderen.nl

Bewaren

Bewaren

Bewaren

Bewaren

Bewaren