Tag Archief van: largescale

The room layout, an important condition for a successful work session

/0 Reacties/in , /door

Do you know that feeling? You’re giving a presentation or facilitating a workshop, and that one annoying person dominates the entire meeting? This blog discusses what the ideal setup is for a successful workshop. What should you do and what should you avoid to steer a conversation filled with disruption and dominant individuals in the right direction? My answer: carefully consider the room layout!

Whenever I have to facilitate a workshop, I make sure to arrive well in advance. I then spend time rearranging tables and chairs. From experience, I know how important a good setup is for a meaningful conversation. In this blog, I’ll share the lessons I’ve learned from experienced process facilitators.

A well-known example is Steenbergen, where the mayor was booed by his constituents over the potential arrival of an asylum center in the municipality. In the photo above, the mayor is seen speaking to the audience from a podium behind a lectern, using a microphone.

In this theater-style setup, the residents listen to the mayor’s speech. What happens here—and what typically happens in this setup—is a situation of 100 against 1. In such a scenario, as a facilitator, it is almost impossible to influence the process. One dominant speaker stamps their authority on the meeting at the beginning of the evening. From that moment on, the evening is already lost, and your role as a facilitator is diminished. You can no longer allow nuanced voices and timid individuals to speak.

To facilitate this process better, it’s important to break the group into smaller segments. A good example of this is the G1000 meeting in Amersfoort. This allows more people to have their say, including moderate and timid individuals. Additionally, you will have tables where the mood is “for” and tables where the mood is “against.” Instead of having the opponents direct their comments at the facilitator, you, as the facilitator, ensure they address each other, allowing arguments for and against to be exchanged.

An important lesson here is to keep your introduction as a facilitator brief and get the audience working as quickly as possible. You can do this with a good, simple open question: How can we help refugees in our municipality? Based on this open question, people will start discussing at their tables. You walk around and observe which tables are “for” and which are “against.” Additionally, you gather various ideas and arguments. Before you open the conversation with the audience to share the outcomes from the discussions, you, as the facilitator, decide: which table should I start with? Should I begin with the tables full of angry opponents or with the table that has a more nuanced view?

What open question will you use to engage your group?

Kortom, context en in de inrichting van de ruimte zijn belangrijk voor het begeleiden van een goed proces. Het geeft je als procesbegeleider mogelijkheden om te interveniëren en het proces te begeleiden. Wat geldt voor een zaal met 1000 mensen, geldt ook voor groep van 30 mensen of 15 mensen. Ook dan zorg ik er voor dat mensen in kleine groepjes in gesprek gaan. Niets is zo dodelijk als praatgrage, dominante boze deelnemer, die jouw hele proces in de wielen rijdt.

De zaalopstelling, een belangrijke voorwaarde voor een goede werksessie

/0 Reacties/in , /door

Kent u dat? Dat je een presentatie geeft of een werksessie begeleidt en dat die ene vervelende man de hele bijeenkomst domineert? Deze blog gaat over de vraag wat de ideale opstelling is voor een goede werksessie. Wat moet je doen én wat moet je laten om een gesprek met veel gedoe en dominante mensen in goede banen te leiden? Mijn antwoord: denk goed na over de zaalopstelling!

Telkens als ik een werksessie moet begeleiden, dan zorg ik er voor dat ik ruim op tijd aanwezig ben. Dan ben ik aan het schuiven met tafeltjes en stoelen. Uit ervaring weet ik hoe belangrijk een goede opstelling is voor een goed gesprek. In deze blog deel ik de lessen die ik van ervaren procesbegeleiders heb geleerd.

Een bekend voorbeeld is Steenbergen, waar de burgemeester werd uitgejouwd door zijn inwoners vanwege de eventuele komst van een asielzoekerscentrum in de gemeente. Op bovenstaande foto is de burgemeester te zien, die op een podium vanachter een spreekgestoelte en via een microfoon de zaal toespreekt.

In deze theater-opstelling luisteren de inwoners naar het verhaal van burgemeester. Wat er hier gebeurt – en eigenlijk altijd gebeurt in deze opstelling – is dat er een situatie ontstaat van 100 tegen 1. In zo’n situatie is het als procesbegeleider bijna onmogelijk het proces te beïnvloeden. Eén dominante spreker drukt aan het begin van de avond een stempel op de bijeenkomst. En eigenlijk vanaf dat moment is de avond al verloren en is je rol als procesbegeleider uitgespeeld. Het lukt je dan niet meer om genuanceerde geluiden en bedeesde mensen aan het woord te laten.

Om dit proces beter te kunnen faciliteren, is het van belang om de groep op te knippen in kleinere groepen. Goed voorbeeld hiervan is de G1000 bijeenkomst in Amersfoort. Zo komen er meer mensen aan het woord en komen ook de gematigde, bedeesde mensen aan het woord. Bovendien krijg je tafels waar de stemming “voor” is en tafels waar de stemming “tegen” is. In plaats van dat de tegenstanders zich richten tot de procesbegeleider, zorg je er als procesbegeleider voor dat zij zich richten tot elkaar, zodat argumenten voor en tegen gewisseld kunnen worden.

Een belangrijke les hierbij is om jouw aftrap als procesbegeleider kort te houden en de zaal zo snel mogelijk aan het werk te zetten. Dat doe je met een goede, simpele open vraag: Hoe kunnen wij vluchtelingen helpen in onze gemeente? Op basis van deze open vraag, gaan de mensen aan een tafel met elkaar in gesprek. Je loopt rond en zorgt ervoor dat je observeert welke tafels “voor” en welke tafels “tegen” zijn. Daarnaast verzamel je de verschillende ideeën en argumenten. Voordat je het gesprek met de zaal opent om de oogst van de gesprekken op te halen, bepaal je als procesbegeleider: met welke tafel begin ik eerst? Begin ik met de tafels vol boze tegenstanders of toch de tafel met juist een genuanceerde beeld?

Met welke open vraag zet jij jouw groep aan het werk?

Kortom, context en in de inrichting van de ruimte zijn belangrijk voor het begeleiden van een goed proces. Het geeft je als procesbegeleider mogelijkheden om te interveniëren en het proces te begeleiden. Wat geldt voor een zaal met 1000 mensen, geldt ook voor groep van 30 mensen of 15 mensen. Ook dan zorg ik er voor dat mensen in kleine groepjes in gesprek gaan. Niets is zo dodelijk als praatgrage, dominante boze deelnemer, die jouw hele proces in de wielen rijdt.