Tag Archief van: #consultancy

Process Facilitation in Somaliland

/0 Reacties/in , /door

At the end of the summer of 2016, I left for a week to Somaliland to carry out an assignment for the local non-governmental organization Gargaar (NGO). In this blog post, I will reflect on my experiences as a process facilitator. How do you approach such an assignment? What happens in the meantime? And how do you respond to that? My biggest question beforehand was: will my way of working be effective in Somaliland?

Gargaar asked me to develop a new strategy for the future. The goal of this NGO is to empower women through Self Help Groups (SHGs). This method was developed in India, where women from the poorest neighborhoods save money together in groups of 10 to 20 and then lend it to each other. With the borrowed money, women start their own businesses, such as repairing clothing or buying an extra goat to sell its milk in their small vegetable shop.

In five years, Gargaar has formed 162 women’s groups. In total, these groups have saved $230,000. I was asked: what are the strengths and weaknesses of our current strategy? What do our women need to further develop? How are we going to shape this movement? What is our vision for the future, and what funding sources can we tap into? For more background information, see my blog: https://www.theohermsen.org/?p=718

On Thursday, August 18, I land at 10 a.m. in the capital Hargeisa. Since I would only be staying for eight days, my plan is to make a quick start today and tomorrow. Together with my clients, we determine who we need to speak with and that we will conclude the week with a conference involving all stakeholders in one room. As I’m picked up from the airport, I realize that the weekend here is not Saturday and Sunday, but Friday and Saturday. In short, my plan for a quick start goes out the window. I’ll have to be smarter about planning my flights in the future.

So, I decide to make the most of what’s possible. I choose to use Thursday evening to meet with my client Mohammed Amin to discuss the plans for the upcoming week. Who can and should I speak with this week? What topics are important, and what ideas does Mohammed Amin have himself? We outline a methodology for the week ahead, and I decide that it’s time to bring out one of my souvenirs: stroopwafels and a Delft blue windmill. As a thank-you for entrusting me with this assignment and this first international experience, I wanted to give something back. A tip I took from Jelle Brandt Corstius’s book ‘Universal Travel Guide for Difficult Countries is to always bring souvenirs from your own country to give as gifts when traveling.

Throughout the week, I speak with various key stakeholders from Gargaar. Supported by a translator, I engage in conversations with several women from the Self Help Groups. I have extensive discussions with the staff of Gargaar, the Ministry of Social Affairs, other NGOs also working with the Self Help Groups method, and we meet with a bank director. These conversations provide me with a good understanding of the issues at hand. Throughout the week, “time” proves to be a very flexible concept. “Tomorrow, the driver will be at your door at 9 a.m.” practically means 10:00 or 10:30. “We need to be with the minister by 9:30 a.m. tomorrow,” actually meant we would only meet the minister the following day.

I spend the week at the “Dutch House” with three Dutch Somalilanders, one of whom is a good friend of mine. They work for the World Bank and for Spark, a Dutch NGO that develops education and entrepreneurship programs for young, ambitious people in developing countries (including Somaliland). I use them as an alternative source of information and as sounding boards. In retrospect, I saw it as a great advantage that I was not staying in a hotel but was lodging in the ‘Dutch House.’ This allowed me to flow with the rhythm of the country. I also learned—besides meeting many people—the rules and social customs.

I conclude my week with a conference where I invite 10 women from different Self Help Groups and three facilitators/staff members. A board member and the director of Gargaar are invited to think about the future of Gargaar. I facilitate the meeting. From the discussions during the past week, we identify three themes to be discussed during the conference.

The day begins like it often did that week: too late. All the women, facilitators, and staff are ready to start at 10 a.m. But we must wait a little longer for the director, who needs to discuss something with a board member. A half-hour later, we can start. The director opens the session with a brief introduction. I then briefly outline the program. Just before I finish, a cameraman from the national television walks in. It turns out the director invited him. The cameraman is so enthusiastic about the topic that he decides to stay for the entire conference. This means he often films me from just a meter away.

During the conference, everything I say is translated by one of the staff members. This gives you more time to think, but it also affects the tempo and flow of the meeting. You also lack direct interaction with the women, which means you must rely on the translator’s skills and the trust relationship between the translator and the women.

After the introduction, we break into three groups, each focusing on a theme. We conduct two rounds. Each session is facilitated by one of the facilitators, who also guides the Self Help Groups and knows the women well. It’s wonderful to see how much input comes from the women. They are clear about what they want and know well what they need to increase their impact.

After the first round, it’s 1 p.m.—time to pray. In terms of timing, this isn’t ideal for the conference. After a short break for prayer and lunch, we continue with a second round. We decide to gather the results from the three groups in a central session, where the facilitators play an important role. They all speak good English, which allows for a lot of input to come back from the group. While many valuable solutions are discussed, there isn’t much interaction between me and the women; it’s primarily a conversation between me and the facilitators.

Beforehand, I wasn’t entirely clear on how to conclude the conference. However, I had noticed that almost every group meeting earlier that week ended with a speech from the chairperson. At the end, the chairperson looked at me to see if I wanted to give a speech. So, we close with several speeches. First, a few women take the floor. The first woman thanks Gargaar for the opportunities it has given her and her community. The second woman emphasizes her newfound self-confidence, stating she never thought she could achieve these results with her group. The last woman expresses her dream of becoming a parliament member.

Then it’s my turn to give a speech. I start by thanking all attendees for their dedication and contributions today. I express my admiration for the achievements of Gargaar and the women present. I highlight that this movement of Self Help Groups is an essential building block for further development in Somaliland. I then decide to bring out my souvenirs again. I had found 10 Delft blue clogs at the local tourist office in Deventer. It’s a lovely moment to present them to the women. I express the hope that these Dutch clogs will symbolize the progress of your Self Help Groups, your communities, and Somaliland.

Finally, it’s the turn of my client, the director of Gargaar, Mohammed Amin. He thanks the women, expresses his satisfaction with the new direction for Gargaar, and concludes with several beautiful experiences he has gained over the past years. At exactly 2 p.m., we wrap up the meeting. I leave with a pounding headache; I became ill halfway through the week. But fortunately, it’s over now, and I can finally rest.

 

In Conclusion

It was a wonderful experience to do my work abroad. You see similarities in your approach and working methods compared to what you are used to in the Netherlands. Here, too, connecting with the culture and people is important. When that connection is made, there is room to add new perspectives. The biggest difference is the language barrier, particularly with the women. This means you have to connect in an indirect and non-verbal way. The relationship between me and the translator, as well as the trust relationship between the translator and the women, is essential. Did my way of working also work in Somaliland? I believe so. In those seven days, I adapted my style and methods to the situation and the people there. This allowed me to be of value. In short, I would wish everyone such an experience. You become very aware of your working style and the impact you have as a change agent on your environment.

Bewaren

Bewaren

Bewaren

The room layout, an important condition for a successful work session

/0 Reacties/in , /door

Do you know that feeling? You’re giving a presentation or facilitating a workshop, and that one annoying person dominates the entire meeting? This blog discusses what the ideal setup is for a successful workshop. What should you do and what should you avoid to steer a conversation filled with disruption and dominant individuals in the right direction? My answer: carefully consider the room layout!

Whenever I have to facilitate a workshop, I make sure to arrive well in advance. I then spend time rearranging tables and chairs. From experience, I know how important a good setup is for a meaningful conversation. In this blog, I’ll share the lessons I’ve learned from experienced process facilitators.

A well-known example is Steenbergen, where the mayor was booed by his constituents over the potential arrival of an asylum center in the municipality. In the photo above, the mayor is seen speaking to the audience from a podium behind a lectern, using a microphone.

In this theater-style setup, the residents listen to the mayor’s speech. What happens here—and what typically happens in this setup—is a situation of 100 against 1. In such a scenario, as a facilitator, it is almost impossible to influence the process. One dominant speaker stamps their authority on the meeting at the beginning of the evening. From that moment on, the evening is already lost, and your role as a facilitator is diminished. You can no longer allow nuanced voices and timid individuals to speak.

To facilitate this process better, it’s important to break the group into smaller segments. A good example of this is the G1000 meeting in Amersfoort. This allows more people to have their say, including moderate and timid individuals. Additionally, you will have tables where the mood is “for” and tables where the mood is “against.” Instead of having the opponents direct their comments at the facilitator, you, as the facilitator, ensure they address each other, allowing arguments for and against to be exchanged.

An important lesson here is to keep your introduction as a facilitator brief and get the audience working as quickly as possible. You can do this with a good, simple open question: How can we help refugees in our municipality? Based on this open question, people will start discussing at their tables. You walk around and observe which tables are “for” and which are “against.” Additionally, you gather various ideas and arguments. Before you open the conversation with the audience to share the outcomes from the discussions, you, as the facilitator, decide: which table should I start with? Should I begin with the tables full of angry opponents or with the table that has a more nuanced view?

What open question will you use to engage your group?

Kortom, context en in de inrichting van de ruimte zijn belangrijk voor het begeleiden van een goed proces. Het geeft je als procesbegeleider mogelijkheden om te interveniëren en het proces te begeleiden. Wat geldt voor een zaal met 1000 mensen, geldt ook voor groep van 30 mensen of 15 mensen. Ook dan zorg ik er voor dat mensen in kleine groepjes in gesprek gaan. Niets is zo dodelijk als praatgrage, dominante boze deelnemer, die jouw hele proces in de wielen rijdt.

De zaalopstelling, een belangrijke voorwaarde voor een goede werksessie

/0 Reacties/in , /door

Kent u dat? Dat je een presentatie geeft of een werksessie begeleidt en dat die ene vervelende man de hele bijeenkomst domineert? Deze blog gaat over de vraag wat de ideale opstelling is voor een goede werksessie. Wat moet je doen én wat moet je laten om een gesprek met veel gedoe en dominante mensen in goede banen te leiden? Mijn antwoord: denk goed na over de zaalopstelling!

Telkens als ik een werksessie moet begeleiden, dan zorg ik er voor dat ik ruim op tijd aanwezig ben. Dan ben ik aan het schuiven met tafeltjes en stoelen. Uit ervaring weet ik hoe belangrijk een goede opstelling is voor een goed gesprek. In deze blog deel ik de lessen die ik van ervaren procesbegeleiders heb geleerd.

Een bekend voorbeeld is Steenbergen, waar de burgemeester werd uitgejouwd door zijn inwoners vanwege de eventuele komst van een asielzoekerscentrum in de gemeente. Op bovenstaande foto is de burgemeester te zien, die op een podium vanachter een spreekgestoelte en via een microfoon de zaal toespreekt.

In deze theater-opstelling luisteren de inwoners naar het verhaal van burgemeester. Wat er hier gebeurt – en eigenlijk altijd gebeurt in deze opstelling – is dat er een situatie ontstaat van 100 tegen 1. In zo’n situatie is het als procesbegeleider bijna onmogelijk het proces te beïnvloeden. Eén dominante spreker drukt aan het begin van de avond een stempel op de bijeenkomst. En eigenlijk vanaf dat moment is de avond al verloren en is je rol als procesbegeleider uitgespeeld. Het lukt je dan niet meer om genuanceerde geluiden en bedeesde mensen aan het woord te laten.

Om dit proces beter te kunnen faciliteren, is het van belang om de groep op te knippen in kleinere groepen. Goed voorbeeld hiervan is de G1000 bijeenkomst in Amersfoort. Zo komen er meer mensen aan het woord en komen ook de gematigde, bedeesde mensen aan het woord. Bovendien krijg je tafels waar de stemming “voor” is en tafels waar de stemming “tegen” is. In plaats van dat de tegenstanders zich richten tot de procesbegeleider, zorg je er als procesbegeleider voor dat zij zich richten tot elkaar, zodat argumenten voor en tegen gewisseld kunnen worden.

Een belangrijke les hierbij is om jouw aftrap als procesbegeleider kort te houden en de zaal zo snel mogelijk aan het werk te zetten. Dat doe je met een goede, simpele open vraag: Hoe kunnen wij vluchtelingen helpen in onze gemeente? Op basis van deze open vraag, gaan de mensen aan een tafel met elkaar in gesprek. Je loopt rond en zorgt ervoor dat je observeert welke tafels “voor” en welke tafels “tegen” zijn. Daarnaast verzamel je de verschillende ideeën en argumenten. Voordat je het gesprek met de zaal opent om de oogst van de gesprekken op te halen, bepaal je als procesbegeleider: met welke tafel begin ik eerst? Begin ik met de tafels vol boze tegenstanders of toch de tafel met juist een genuanceerde beeld?

Met welke open vraag zet jij jouw groep aan het werk?

Kortom, context en in de inrichting van de ruimte zijn belangrijk voor het begeleiden van een goed proces. Het geeft je als procesbegeleider mogelijkheden om te interveniëren en het proces te begeleiden. Wat geldt voor een zaal met 1000 mensen, geldt ook voor groep van 30 mensen of 15 mensen. Ook dan zorg ik er voor dat mensen in kleine groepjes in gesprek gaan. Niets is zo dodelijk als praatgrage, dominante boze deelnemer, die jouw hele proces in de wielen rijdt.

Procesbegeleiding in Somaliland

/0 Reacties/in , /door

Aan het einde van de zomer van 2016 vertrok ik voor een week naar Somaliland om een opdracht te doen voor de lokale non-gouvernementele organisatie Gargaar (NGO). In deze blogpost ga ik in op mijn ervaringen als procesbegeleider. Hoe pak je zo’n opdracht aan? Wat gebeurt er tussentijds? En hoe speel je daar op in? Mijn grootste vraag vooraf was: gaat mijn manier van werken ook werken in Somaliland?

Gargaar vroeg mij om een nieuwe strategie voor de toekomst te maken. De doelstelling van deze NGO is het “empoweren” van vrouwen via Self Help Groups (SHG). Deze methode is in India ontwikkeld, waarbij vrouwen uit de armste buurten in groepen van 10 tot 20 samen geld sparen en vervolgens aan elkaar uitlenen. Met het geleende geld starten vrouwen een eigen bedrijf om kleding te repareren of om een extra geit te kopen, zodat ze de melk in hun kleine groentewinkeltje weer kunnen verkopen.

In 5 jaar tijd heeft Gargaar 162 vrouwengroepen gevormd. En in deze groepen hebben in totaal 3.000 vrouwen samen $ 230.000,- gespaard. Aan mij werd de vraag gesteld: wat zijn de sterktes en zwaktes van onze huidige strategie? Wat hebben onze vrouwen nodig om zich verder te ontwikkelen? Hoe gaan we deze beweging verder vormgeven? Wat is onze visie op de toekomst en welke geldbronnen kunnen wij daarvoor aanboren? Zie voor meer achtergrondinformatie mijn blog: https://www.theohermsen.org/?p=718


Op donderdag 18 augustus land ik om 10 uur in de hoofdstad Hargeisa. Omdat ik maar 8 dagen zou blijven, is mijn plan om vandaag en morgen een snelle start te maken. Samen met mijn opdrachtgevers bepalen we, wie we moeten spreken en dat we de week gaan afsluiten met een conferentie waarin we alle betrokkenen in één ruimte hebben. Terwijl ik word opgehaald van het vliegveld, kom ik erachter dat het hier niet zaterdag en zondag weekend is, maar vrijdag en zaterdag. Kortom, mijn plan om een snelle start te maken kan de prullenbak in. Voortaan toch wat slimmer omgaan met het plannen van mijn vlucht.

Dan maar het maximale doen wat mogelijk is. Ik besluit om de donderdagavond te gebruiken om met mijn opdrachtgever Mohammed Amin kennis te maken en de plannen voor de komende week door te spreken. Wie kan en moet ik deze week spreken? Welke topics zijn belangrijk en welke ideeën heeft Mohammed Amin zelf? We lijnen een werkwijze uit voor de komende week en ik besluit dat het nu tijd wordt om een van mijn souvenirs in te zetten. Stroopwafels en een Delfsblauwe windmolen. Als dank voor het gunnen van deze opdracht en deze eerste buitenlandse ervaring aan mij. Een tip die ik uit het boek ‘universele reisgids voor moeilijke landen van Jelle Brandt Corstius heb gehaald luidt: als je op reis gaat, neem altijd souvenirs uit je eigen land mee om cadeau te doen.

Gedurende de week spreek ik met verschillende belangrijke stakeholders van Gargaar. Ondersteund door een tolk, ga ik in gesprek met een aantal vrouwen uit de Self Help Groups. Ik spreek uitgebreid met de medewerkers van Gargaar, met het ministerie van Sociale Zaken, met andere NGO’s die ook met de methode Self Help Groups werken en we spreken met een directeur van bank. De gesprekken leveren mij een goed beeld op van het vraagstuk. De hele week blijkt “tijd” een heel rekbaar begrip. “Morgen, om 9 uur staat de chauffeur voor je deur” betekende in de praktijk 10.00 uur of half 11. “We moeten morgen om 9.30 uur bij de minister zijn”, betekende dat we de minister de dag daarop pas troffen.


Ik slaap de hele week in de “Dutch House” met 3 Nederlandse Somalilanders, waarvan één mijn goede vriend is. Zij werken voor de Wereldbank en voor Spark, een Nederlandse NGO die educatie en enterpreneurship ontwikkelt voor jonge, ambitieuze mensen in ontwikkelingslanden (waaronder Somaliland). Ik gebruik hen als alternatieve informatielijn en sparringpartners. Wat ik achteraf als een groot voordeel zag, was dat ik niet in een hotel zat, maar juist in de ‘Dutch House’ logeerde. Zo ga je mee in de flow van het land. Zo leerde ik – naast veel mensen – ook de regels en omgangsvormen kennen.

Ik sluit mijn week af met een conferentie waarbij ik 10 vrouwen uit verschillende Self Help Groepen uitnodig en drie facilitators/medewerkers. Een bestuurslid en de directeur van Gargaar worden uitgenodigd om mee te denken over de toekomst van Gargaar. Ik begeleid de bijeenkomst. Uit de gesprekken van de afgelopen week, komen we tot drie thema’s die we tijdens de conferentie gaan bespreken.

De dag begint zoals het vaker die week was : te laat ;-). Alle vrouwen, facilitators en
medewerkers zitten precies om 10 uur klaar om te starten. Maar we moeten nog even wachten op de directeur. Hij moet nog iets doorspreken met het bestuurslid. Een half uur later kunnen we starten. De directeur trapt af en geeft een korte introductie. Vervolgens licht ik kort het programma toe. Nog voordat ik daarmee klaar ben, komt er een cameraman van de nationale televisie binnengelopen. De directeur blijkt hem te hebben uitgenodigd. De cameraman is zo enthousiast over het onderwerp, dat hij besluit de hele conferentie te blijven. Wat betekent, dat hij veelal mij filmt tot een meter voor mijn neus.

Tijdens de conferentie wordt alles wat ik zeg vertaald door één van de medewerkers. Je hebt daardoor meer tijd om na te denken, maar het heeft ook gevolgen voor het tempo/ flow van de bijeenkomst. Ook heb je geen directe interactie met de vrouwen, waardoor je moet vertrouwen op de vertaalkwaliteiten van de betreffende tolk en de vertrouwensrelatie tussen de tolk en de vrouwen.


Na de introductie op de bijeenkomst, gaan we uiteen in drie groepen met elk een thema. We doen twee rondes. Iedere sessie wordt begeleid door één van de facilitators, die ook de Self Help Groups begeleiden en de vrouwen ook goed kennen. Het is prachtig om te zien hoeveel input er van de vrouwen komt. Ze hebben scherp wat ze willen en weten goed wat zij nodig hebben om hun impact te vergroten.

Na de eerste ronde is het 13.00 uur. Tijd om te bidden. Qua timing niet echt ideaal voor de bijeenkomst. Na een korte pauze voor het bidden en de lunch wordt de conferentie vervolgd met een tweede ronde. We besluiten de opbrengsten van de drie groepen centraal op te halen, waarbij de facilitators een belangrijke rol spelen. Zij spreken alle drie goed Engels waardoor er veel input vanuit de groep terugkomt. Weliswaar komen er veel zinvolle oplossingsrichtingen op tafel, maar er is niet veel interactie tussen mij en de vrouwen, het is vooral een gesprek tussen mij en de facilitators.

Vooraf had ik nog niet helemaal scherp hoe ik de conferentie zou afronden. Wat me wel was opgevallen in de groepsbijeenkomsten eerder die week, dat bijna iedere bijeenkomst werd afgesloten met een speech door de voorzitter. De voorzitter keek aan het eind naar mij of ik ook een speech wilde geven. We dus sluiten af met een aantal speeches. Allereerst nemen een aantal vrouwen het woord. De eerste vrouw bedankte Gargaar voor de kansen die Gargaar haar en haar community had gegeven. De tweede vrouw benadrukte het zelfvertrouwen, ze had nooit gedacht dat ze deze resultaten met haar groep zou kunnen bereiken. De laatste vrouw sprak haar droom uit om parlementslid te worden.

Vervolgens was het mijn beurt om te speechen. Ik begon met het bedanken van alle aanwezigen voor hun inzet en denkkracht vandaag. Vervolgens sprak ik de bewondering uit over de behaalde resultaten van Gargaar en de aanwezige vrouwen. Dat deze beweging van Self Help Groups een belangrijk bouwsteen is om Somaliland verder te ontwikkelen. Vervolgens besloot ik mijn souvenirs weer tevoorschijn te toveren. Ik had in Deventer bij de lokale VVV 10 Delftsblauwe klompjes gevonden. Een mooi moment om ze tevoorschijn te toveren en aan de vrouwen te overhandigen. Ik sprak de hoop uit dat deze Nederlandse klompjes symbool zouden staan voor de vooruitgang van jullie Self Help Groups, jullie communities en Somaliland.

Uiteindelijk was het de beurt aan mijn opdrachtgever, de directeur van Gargaar, Mohammed Amin. Hij bedankte de vrouwen, sprak zijn tevredenheid over de nieuwe koerst voor Gargaar en sloot af met een aantal prachtige ervaringen die hij de afgelopen jaren had opgedaan. Om klokslag 2 uur sluiten we de bijeenkomst af. Ik met knallende koppijn. Halverwege de week ben ik ziek geworden. Maar gelukkig zit het er nu op en kan ik even gaan rusten.

Tot slot:
Het was een prachtige ervaring om je werk in het buitenland te doen. Je ziet overeenkomsten met je aanpak en werkwijze, zoals je in Nederland gewend bent te doen. Ook hier is aansluiten bij cultuur en mensen belangrijk. Als dat contact er is, is er ruimte om nieuwe perspectieven toe te voegen. Het grootste verschil is de taalbarrière, in dit geval met de vrouwen. Je moet daardoor op een indirecte en niet verbale manier contact maken. De relatie tussen mij en de tolk en de vertrouwensrelatie tussen de tolk en de vrouwen is daarin essentieel. Heeft mijn manier van werken ook gewerkt in Somaliland? Ik denk van wel. In de 7 dagen heb ik werkende weg mijn stijl en werkwijze aangepast aan de situatie en de mensen daar. Dat stelde mij in staat om van toegevoegde waarde te kunnen zijn. Kortom, ik zou iedereen zo’n ervaring gunnen. Je wordt je erg bewust van je manier van werken, maar ook van de impact die je als veranderaar hebt op je omgeving.

Bewaren

Bewaren

Bewaren

Het ? – model voor het adviesproces

/0 Reacties/in , /door

Zo kijken wij als WeetWatWerkt tegen adviseren en het adviesproces aan:

het ? adviesproces 2

Het klassieke adviesmodel volgt de stappen I. t/m IV; Acquireren, Analyseren en beeldvormen, Diagnostiseren en Aanpakken en tot slot, Overdragen.

De “geboren hulpverlener”, die in veel consultants verborgen zit, volgt de weg langs de rode pijlen; het beeld van het probleem is snel gevormd, we kennen onze pappenheimers immers, we schuiven de klant opzij en gaan het meteen aanpakken en oplossen.

Het model dat ik en mijn collega’s bij WeetWatWerkt volgen, heeft een complexere vorm. In de situatie van je eigen account begint het vaak niet met acquireren, maar met beeldvormen, al dan niet op verzoek van de opdrachtgever of de organisatie. Ben je in staat de neiging te onderdrukken dat beeld meteen te laten leiden tot een oordeel en een “oplossing”, dan ontstaat de ruimte om professionele interventies te plegen. Interventies die de opdrachtgever wezenlijk helpen en die wellicht leiden tot een blijvend effect omdat de opdrachtgever er iets van leert.

De weg die de professionele consultant aflegt, vervolgt na het beeldvormen met een goede analyse (weten). Dat betekent onbevangen waarnemen, feiten verzamelen, tellen, meten, etc. Met de wetenschap die dat oplevert gaat de consultant (opnieuw) in gesprek met de opdrachtgever. Dan gaat het over het delen van het beeld, het uitwisselen van de analyse en het verwerven van steun voor het aanpakken ervan (willen). Dan is het tijd voor een goede diagnose en het ontwerpen van een aanpak. Die aanpak wordt, goedgekeurd door de opdrachtgever, vervolgens uitgevoerd. Die uitvoering is altijd gericht op een zo goed mogelijke overdracht aan de organisatie; op een leereffect waardoor wij niet telkens voor hetzelfde kunstje terug hoeven te komen.

Een zoektocht naar buitengewoon goede gesprekken tijdens grootschalige evenementen

/1 Reactie/in , /door

Wat bevordert of belemmert een buitengewoon goed gesprek tussen professionals? Hoe kun je de kans daarop vergroten? Kun je ook op grote schaal een omgeving scheppen waarin intieme momenten mogelijk worden? Ben je minder van lezen en meer van kijken? Bekijk dan hier een korte film.

Een begin- en een eindtijd, een vaste structuur, vooraanstaande sprekers, ondersteund door PowerPoint-sheets, nieuwe modellen en beelden ter inspiratie. Een consumerend publiek comfortabel zittend in een prachtige bioscoopzaal van een chique hotel. Kan dat ook anders? Een zoektocht van 4 jonge organisatieadviseurs.

Een werknemer is lid van de vakbond, een kiezer is lid van een politieke partij, een advocaat is lid van de orde van advocaten en organisatieadviseurs zijn lid van de Orde van Organisatiekundigen en -adviseurs (Ooa). Wat hebben deze instituten gemeen? Er lopen veel ouderen en bijeenkomsten vinden op een klassieke wijze plaats.

Wij zijn 4 organisatieadviseurs van rond de dertig. Wij zijn lid van de Orde van Organisatiekundigen en -adviseurs, de beroepsvereniging die reflectie, collegiale toetsing, intervisie en opleiding van ons vak hoog in het vaandel heeft staan. Wij zijn ruim in de minderheid. De Ooa heeft 1800 leden, waarvan er maar 53 onder de 35 jaar zijn. De landelijke bijeenkomsten zijn vaak in comfortabele bioscoopzalen in prachtige congrescentra. Waar het consumerende publiek met een ellenlange PowerPoint door een gerenommeerde spreker wordt vermaakt. Een spreker die vooral zijn of haar net uitgebrachte boek probeert te verkopen. De volgende ochtend ontvang je per mail de enquête met als vraag ‘hoe beoordeel je deze bijeenkomst?’ De uitkomst is altijd hetzelfde: gemiddeld een 7.

Wat ons puzzelt, is de vraag hoe wij meer collega’s en soortgenoten van onze eigen leeftijd aan ons kunnen verbinden. De Ooa lijkt daarvoor de goede plek. We komen er al snel achter, dat we het goed met elkaar kunnen vinden, maar dat we afknappen op de bijeenkomsten. Spreker, dagvoorzitter, consumeren, workshop, bioscoopzaal, veel zenden, draaiboek: alles staat van tevoren vast. Een goed gesprek vindt er eigenlijk nooit plaats en dat is toch vreemd in een beroepsgroep die vaak wordt gevraagd om goede gesprekken te faciliteren.

Na de nodige kritiek op en baldadigheid tijdens deze bijeenkomsten krijgen we de vraag of we de jaarlijkse Dag van de Orde willen organiseren. De Dag van de Orde is een jaarlijks terugkerend evenement dat georganiseerd wordt voor de leden maar ook dóór de leden. De inhoud is wisselend. We besluiten deze mogelijkheid met beide handen aan te grijpen.

We starten met de vraag: wat vinden wij leuk en wat vindt onze generatie leuk? We komen snel uit op het voorbeeld Lowlands. Lowlands is een driedaags muziekfestival dat sinds 1993 jaarlijks in Biddinghuizen (Flevoland) op het evenemententerrein van Walibi Holland wordt gehouden. We kunnen hier zelf ons eigen festival vormgeven. Het programma laat vrij welke route je kiest, wanneer je wilt eten en met wie je dat doet.

Als we het concept van Lowlands loslaten op de Dag van de Orde wat zou er dan gebeuren? Dan wordt het een dag waarop er echt contact is tussen de deelnemers. Waar er alle ruimte is voor goede gesprekken met diepgang en schoonheid. Waarop we er samen met alle deelnemers een mooie dag van maken. En iedere deelnemer zijn of haar ruimte heeft om zijn eigen dag te maken, rondom persoonlijke vragen, behoeften en dilemma’s.

Kijkend vanuit de vijf kleuren van Leren Veranderen (De Caluwé & Vermaak, 2006), sluit de witte aanpak het beste aan bij ons idee om deze dag tot stand te laten komen. We willen ruimte bieden voor spontane evolutie, we willen een dynamisch proces, we willen een dag die energie losmaakt en we willen het resultaat niet van te voren vastleggen. We weten ook conform het Leren Veranderen dat het lastig zal worden om onze witte aanpak overeind te houden. Zo stellen we een ‘draaiboek’ op van het evenement (blauwe interventie). We gebruiken aansprekende en ervaren namen, die ons ‘begeleiden’ en als hitteschild (Vermaak, 2010) fungeren (gele interventie). We bouwen een goede relatie op met de activiteitencommissie van de Ooa (rode interventie), die als ‘opdrachtgever’ fungeert. Desondanks houden we compromisloos vast aan ons witte ontwerp.

In dit artikel laten we zien welke keuzes we hebben gemaakt, hoe we dag hebben ontworpen, beschrijven we de uitvoering van de dag zelf en sluiten we af met reflecties op de dag. Dat doen we vanuit vier invalshoeken:Naamloos0
1. Context
2. Ontwerp
3. Facilitator
4. Inhoud

Tot slot, niet alleen het organiseren van de dag zelf was een groot avontuur. Het beschrijven van onze witte aanpak in deze blauwe vorm, wat een artikel toch is, was een enorme uitdaging. We hebben geprobeerd met figuren, mooie beelden en linkjes naar onze YouTube filmpjes ook dit artikel van een wit sausje te voorzien. We dagen jullie uit om ook hier de bestaande orde te verlaten en af en toe een zijsprong te nemen naar de linkjes die we in het artikel hebben gevoegd.

1e invalshoek: de context
Naamloos3We willen af van dat het consumerend publiek comfortabel zit in een prachtige bioscoopzaal van een chique hotel. Een traditioneel programma kent een dagvoorzitter, enkele sprekers, vaste pauzes en parallelle workshops. Iedereen loopt dezelfde route. Wij besloten het positief tegenovergestelde te organiseren met als uitgangsvraag: wat vindt onze generatie leuk? Lowlands was ons voorbeeld, omdat de deelnemers daar zelf hun dag maken. Het programma laat vrij welke route je kiest en wanneer je wilt eten, pauzeren, slapen, drinken of in gesprek wilt gaan. De mooiste momenten zijn dan daar waar je ze niet verwacht. Natuurlijk kent Lowlands ook een orde, een structuur en veel voorbereiding, maar mensen kunnen zich vrijelijk binnen en buiten de orde bewegen. Juist op die grens gebeuren de leuke dingen.

De weg naar de Dag van de Orde was voor ons nog belangrijker dan de dag zelf. Na onderlinge gesprekken en consultatie van binnen- en buitenstaanders van de Ooa, ontstonden de volgende uitgangspunten voor de context.

• Passende locatie
Voor ‘setting the stage’ is de locatie een belangrijke factor. We zochten naar een plek die congruent zou zijn met het doel van de dag. Dit vonden we in Knowmads (We educate changemakers), een alternatieve business-school gevestigd in een oud schoolgebouw. Het gebouw is door de studenten zelf ingericht en geeft een ongedwongen en rafelige sfeer. Dit haalt mensen die een klassiek conferentieoord gewend zijn direct uit de comfortzone, maar geeft ook gelijk een gemoedelijk thuisgevoel.

• Inrichten ruimtes passend bij de dag
De inrichting van de ruimtes zijn gericht op het programma dat de individuele deelnemers doorlopen. Afhankelijk van eigen energie en behoefte kunnen deelnemers de ruimtes opzoeken en benutten. Een plek om te eten/ drinken, een rust/ stilteruimte, een ruimte waar onder begeleiding bewogen kan worden en de centrale ruimte voor de buitengewoon goede gesprekken.

• Inrichten knooppunt
Niet iedereen is zo zelfredzaam dat de inrichting van de ruimtes voldoende houvast biedt om echt hun eigen weg te gaan. Voor hen richten we een knooppunt in, dat wij als organisatoren bemannen. Hier kunnen deelnemers terecht voor vragen, verwondering, ontdekkingen en verzoekjes . Een veilige haven.

• Binnen of buiten de orde?
Wij gaan voor spannend en voor diepgang, voor impact op momenten dat je het niet verwacht. Om dit te bereiken is het belangrijk geen concessies te doen die ons witte ontwerp afzwakken. Hiervoor moeten we schaken op het bord van de heersende orde van de Ooa die vooral door geel (macht) en blauw (structuur) wordt gedomineerd. Hier moeten we zorgen dat we vrijheid en ruimte hebben in de voorbereiding en tegelijkertijd (net) voldoende zekerheid bieden om onze witte aanpak overeind te houden.

• Vooraf verleiden
Alle uitingen aan de voorkant, uitnodigingen, tweets, pitches in de nieuwsbrief, moeten gezamenlijk een beeld schetsen van de intenties van de dag en de deelnemers verleiden om te komen. Je krijgt geen medestanders door ergens tegen aan te schoppen. Vandaar het realiseren van het tegenovergestelde. We vonden zielsverwanten door alle generaties heen.

2e invalshoek: Het ontwerp
Tijdens traditionele bijeenkomsten staat het programma vast en is een eindtijd bekend. Het resultaat is vaak benoemd en omschreven in een draaiboek. Gestreefd wordt naar zo min mogelijk risico om iemand uit te sluiten en te kiezen voor de veilige weg.

• Je komt voor jezelf, niet voor een spreker als Jaap Boonstra
We stellen dat er op zo’n dag allemaal professionals komen. Goed opgeleid, en met hun eigen inhoud, vragen, verwondering en ideeën. Waarom zouden we dan een podium bouwen voor de inhoud van één professional om de rest in de zaal te laten plaatsnemen?
We maken een podium voor iedereen, in de vorm van een zoektocht naar het buitengewoon goede gesprek, want daar gebeurt iets. We vragen ons af hoe we de kans op een buitengewoon goed gesprek kunnen vergroten? We gaan voor de diepte en willen eventuele weerstand verduren. We gaan voor de 10 met een 4 als risico, niet voor de 7.

• Het energielevel op de dag is leidend
De structuur van de dag is niet gebonden aan de tijd, maar aan energie en intensiteit van de groep. Het energielevel en de gesprekken zijn leidend voor een volgende interventie in de groep. Vloeit de energie weg, dan rijden we de borrel naar binnen en zal de dag naar zijn eind toe lopen.

• De Skilift
Naamloos5Geen opening van de voorzitter, maar we starten ‘open’ door de deelnemers op volgorde van binnenkomst in 5-tallen met elkaar in gesprek te laten gaan aan de hand van vragen die we ze meegeven in een envelop. Zo kunnen we eventuele laatkomers (files) gemakkelijk laten instromen.

• Spelregels
Met de vragen die we de 5-tallen meegeven, maken de deelnemers met elkaar de spelregels van de dag: ‘wat moeten we doen en wat moeten we laten om een buitengewoon goed gesprek met elkaar te voeren?’ Ons uitgangspunt is dat we de spelregels niet expliciet op de muur willen hebben, maar dat de deelnemers met elkaar de spelregels maken, geholpen door een plattegrond (zie inrichting ruimtes) en de vragen voor de subgroepen.

• Onze persoonlijke speeches
Na de eerste 1,5 uur waarin – de ene groep diepgaander dan de ander – gesprekken gevoerd zijn brengen wij een volgend niveau in de gesprekken aan. Door onze eigen onzekerheid, kwetsbaarheid, zoektocht en energie in de groep te brengen. Met deze interventie nodigen we de deelnemers uit met ons mee te doen en het (opr)echte buitengewoon goede gesprek op te zoeken. We nodigen hen uit om er samen met ons vol in te gaan en samen met ons de verantwoordelijkheid te nemen voor het succes van deze dag.

• Loslaten
We laten het aan de deelnemers over om groepjes te vormen om met elkaar in gesprek te gaan. Een gesprek over een vraag die echt voor hen speelt. Een spannend moment, want wat is de impact van onze interventies in de ochtend op de middag? En hoe lang hebben de deelnemers energie om een buitengewoon goed gesprek te voeren?

• Interventies achter de hand
We hebben een aantal interventies achter de hand. Interventies die het gesprek verdiepen, een centraal karakter hebben als het in de groepsetting niet meer loopt. Een van onze vragen voor het ontwerp was hoe lang je de zoektocht tot een gesprek kan laten duren en of je twee buitengewoon goede gesprekken achter elkaar kunt hebben?

• Geen collectieve terugkoppeling
Waar het bij ‘gele’ politieke/ besluitvormende gesprekken van belang is dat er een besluit genomen wordt, is het bij ‘groene’ lerende of ‘witte’ dynamische gesprekken niet nodig om collectief terug te koppelen. Nieuwe inzichten zijn alleen belangrijk voor het individu en heeft geen waarde voor het collectief. De ervaring kun je immers niet delen, enkel het verhaal erover. De individuele opbrengst zien wij als een kiem dat is ontstaan uit een zaadje en dat in de loop der tijd, gevoed door andere ervaringen uitgroeit tot een bloeiende bloem. Wel geven de deelnemers de kans om alle bevindingen te delen door middel van de visual harvest. Onze overweging is dat als iemand een buitengewoon goed gesprek heeft gehad, dit zeer moeilijk te delen is met mensen die niet bij het gesprek zijn geweest.

3e invalshoek: Facilitator(s)
In het klassieke format is de dagvoorzitter verantwoordelijk. Tijdsbewaking is leidend en het draaiboek wordt strikt gehanteerd. De dagvoorzitter is de procesbegeleider die zorgt dat de dag ‘loopt’, dat de eerste spreker wordt aangekondigd en er een samenvatting wordt gemaakt aan het einde van de dag.

• Don’t just do something, stand there! (Weisbord & Janoff)
Wat doen we zelf eigenlijk op de dag? Gaan we er als deelnemer heen, of wordt er toch meer van ons verwacht? Uiteindelijk concluderen we dat we toch een verantwoordelijkheid richting alle deelnemers hebben. Zo gaan wij deze rol invullen.

• Geen nadrukkelijk aanwezige voorzitter
Op de dag zelf: geen instructies die de gesprekken kunnen verstoren. Zo organisch mogelijk de flow erin houden. Geen ‘dames en heren mag ik even uw aandacht’ dus, maar een langzaam opwellende tune of mensen persoonlijk aanspreken.

• Bij de deelnemers aanwakkeren dat zij zelf ook facilitator/ verantwoordelijk zijn voor het welslagen van de dag
Wij nemen zelf volle verantwoordelijkheid. Wij gaan er zelf vol in, wij zetten onszelf op het spel, wij laten onze eigen kwetsbaarheid zien en vragen aan de deelnemers om met ons mee te doen en daarmee ook volle verantwoordelijkheid te nemen.

• Het hanteren van stroefheid en gestapelde verantwoordelijkheid
Edu Feltmann duidt met ons de betekenis van ‘goed’ in het buitengewoon goede gesprek. In klassieke zin ligt de verantwoordelijkheid van het slagen van een congres bij de kwaliteit van de sprekers, de dagvoorzitter en de faciliteiten.

• Inbreng deelnemers
Voor een buitengewoon goed gesprek ben je afhankelijk van de inbreng van deelnemers. En leidt een stroef gesprek niet tot veel meer inzicht bij deelnemers dan een ‘goed’ gesprek? Ligt de kunst van het faciliteren daarom niet in het zo min mogelijk faciliteren, of zelfs in de onmogelijkheid ervan?

4e invalshoek: De inhoud
Naamloos8Tijdens de klassieke congressen heb je eigenlijk geen tijd om je buurman of buurvrouw te spreken. Het programma biedt geen ruimte en gesprekken moeten worden afgekapt omdat de tijdsplanning heilig is. Maar waarom heb je met de ene persoon wel een goed gesprek en met de andere persoon niet? Met elkaar en in het opzetten van de dag zijn we op zoek gegaan naar de uitgangspunten voor een buitengewoon goed gesprek. Tijdens ons vooronderzoek zijn we in gesprek gegaan over de ingrediënten en randvoorwaarden van deze gesprekken.

• Ons vooronderzoek
We spreken ook onderling wat de momenten en situaties zijn, waarop wij zelf goede gesprekken voerden. Volgens ons is dan sprake van de volgende voorwaarden:
1. Een goed gesprek voer je met mensen die je vertrouwt
2. Een goed gesprek voer je vanuit alle rust, uit de waan van de dag
3. Een goed gesprek voer je als je elkaar respecteert
4. Een goed gesprek voer je over thema’s die er echt toe doen

In het onderzoekend gesprek met Gertjan Schuiling en Hans Vermaak komen we uit op de volgende bevorderende factoren die de kans op een buitengewoon goed gesprek vergroten:
1. Je moet jezelf op het spel durven zetten
2. Het gesprek gaat over een vraag die echt voor jou leeft
3. Je wilt een echt verhaal horen en je wilt zelf een echte verhalen vertellen
4. Je zet je met volle intentionaliteit in. Niet een beetje netwerken of beetje onderzoeken, maar er voor de volle 100% in gaan. Zowel qua diepgang, kwaliteit als presentie.
5. Het mag en kan consequenties voor jezelf hebben

Tijdens de Dag van de Orde zelf zijn er ook verschillende inzichten geweest met betrekking tot de inhoud van het gesprek, de interactie tijdens het gesprek en de randvoorwaarden. We zijn enorm nieuwsgierig naar wat wel werkt en wat niet, maar gaven voorrang aan de privacy van de groep. Als facilitators willen we dat mensen zelf eigenaar van het proces zijn. We breken niet in op het gesprek om te reflecteren, maar gedurende de gehele dag zijn er wel inzichten gedeeld en vastgelegd.

Wanneer deelnemers “ik heb me op mijn gemak gevoeld met mensen die ik niet kende” of bijvoorbeeld “ik leerde hem nu echt kennen en we zijn echt diep in gesprek gegaan” zeggen, geeft dat wel de ingrediënten weer van een buitengewoon goed gesprek.

Eigenschappen die versterkend werken op een buitengewoon goed gesprek zijn openheid, eerlijkheid, vertrouwen, oogcontact, oprechte interesse in zowel de persoon als het gesprek, een klik hebben, vragen stellen om ‘dieper te graven’ en een vraag die je aan het denken zet.

Eenzijdige gesprekken, ongeduld, oppervlakkigheid, een verdedigende houding, veroordelend zijn, er een wedstrijd van maken of geen gezamenlijke interesse hebben, werken juist belemmerend of vertragend.

Tot slot: Reflectie
Het is een dag geworden waar we zelf graag deelnemer van hadden willen zijn. Er was echt contact. Er was alle ruimte om een goed gesprek te voeren, je zag dat elkaars kennis en ervaring benut werden en dat iedere deelnemer de ruimte had om zijn eigen dag samen te stellen, rondom zijn eigen vragen, behoeftes en dilemma’s. Bovenal zijn wij dankbaar voor alle deelnemers die hebben meegedaan en ziel en zaligheid in deze dag hebben gestopt.

Wat hebben wij een spannend voortraject meegemaakt. Het was een prachtige leeromgeving en de reis er naar toe was fantastisch. Wij waren heel erg blij met het resultaat op de dag. Na afloop kregen we positieve reacties: mensen hadden prachtige gesprekken gevoerd, nieuwe mensen ontmoet en men voelde zich thuis in de ongedwongen ambiance. “Dit had de Orde 30 jaar geleden al moeten doen”. Deelnemers die eerder gingen, lieten weten “Ik ben klaar, ik ben voldaan”. Er waren ook mensen minder positief. Dat hoort erbij. We zijn nu eenmaal niet voor de 7 gegaan.

Naamloos

Hieronder zetten we de voor ons 11 belangrijkste interventies uiteen met bijbehorende toelichting en of dit bevordert (groen), neutraal werkt (oranje) of belemmert (rood) om te k

Onze fundamentele vraag is of je buitengewoon goede gesprekken wel kunt faciliteren. Of brengt alles wat je daartoe onderneemt je er verder van af? Ons is al wel duidelijk dat zodra we over ons witte proces gaan schrijven, er een blauwdenker op onze schouders zit mee te denken. Er zijn gesprekken geweest die we niet kunnen vatten in woorden.

Is het ons gelukt om met deze dag een duurzame verandering binnen de Ooa te realiseren? Dat kunnen we bezien vanuit de Ooa als instituut en vanuit het perspectief van de deelnemers. Kijkend naar de Ooa als instituut dan heeft deze beweging (nog) niet geleid tot opvolging. Bekeken vanuit de deelnemers blijkt het geen 7 te zijn. Uit de evaluatie achteraf en informele feedback na afloop scoorden we zowel een 10 als een 4.
Bij sommigen is er een kiem gezaaid en bij anderen blijft het vertrouwde referentiepatroon dominant. Zij hebben behoefte aan leiding, een gezamenlijke lunch en willen toch ‘een gedegen spreker’. Waren we niet wat dogmatisch ten opzichte van een spreker? Je kunt immers geen informele context hebben zonder een formele context. Het blijft zoeken naar een balans tussen het bijschaven aan het (witte) programma om de diepgang en intimiteit te versterken zonder te vervallen tot een ‘grijs’ programma.

De laatste vraag is: hebben er buitengewoon goede gesprekken plaatsgevonden? We krijgen van insiders te horen dat er in verschillende groepen echte diepgaande, kwetsbare gesprekken gevoerd zijn. Maar echt weten doen we dat helaas niet, omdat we de privacy van de groepen hebben gesteld boven ons eigen onderzoek naar buitengewoon goede gesprekken. Toch is dit een aspect dat volgens ons nog te veel onderbelicht is gebleven. We waren hiervoor te druk met het ontwerp en uitvoering van de dag zelf, waardoor de expliciete reflectie tijdens en achteraf niet of nauwelijks heeft plaatsgevonden. We kunnen daardoor nog geen uitspraken doen over de vraag welke factoren belemmerend of bevorderend werkt voor het voeren van buitengewoon goede gesprekken. Dit aspect gaan wij extra aandacht geven als we tijdens het veranderevent MaakHetMee op 19 en 20 september te Amsterdam. Daar verzorgen wij twee workshops over “buitengewoon goede gesprekken”, waarin we dit concept in een nieuwe dynamisch proces, samen met de deelnemers gaan door ontwikkelen.

Dit artikel heb ik samen met Han van Bussel geschreven en is in 2016 gepubliceerd in het boek  www.werkenmetlerenveranderen.nl

Bewaren

Bewaren

Bewaren

Bewaren

Bewaren